【提案の９ステップ】提案と要望の違いを知り、悩みを解決する方法

生活支援コーディネーターや地域包括支援センターの職員、ケアマネなど、日々の業務を行う中で、「現状がどう考えてもおかしい！」と思う事って結構ありますよね。

業務上の事だけではなく、日常生活を送るうえでの人間関係でも同じように、「もっとこうすればいいのに・・・」と思うことはあると思います。

ですが、問題を指摘しても理解してもらえなかったり、逆ギレされたりして「あーあ。言うだけ損」みたいないやな気持になってしまうことが多いと思います。

本日は、そのような前向きな提案を通すために知るべき、要望との違いと提案を通し悩みを解決する「提案の９ステップ」をお話しします。

動画解説

 

提案の９ステップ

それでは早速、提案の９ステップをお伝えします。

上記の流れで提案を行えば、提案が通りやすくなります。

①相手にヤバいと思われない

提案する前段階から、ヤバいと思われてしまうと、相手が身構えて話ができなくなります。

今は、SNSなどで、相手を批判するような投稿を日ごろ行っている人もいますが、そのような発言は、いずれ相手に伝わり、嫌悪感をもたれ、普通に話しすらできない関係性となります。

まずは、相手にヤバいと警戒されるような行動は行わないようにしましょう。

➁相手と良好な関係を築く

提案を行う前に、重要なこととして、相手と良好な関係を築くことがあります。

挨拶すらかわせない、普通の会話すらできないような関係なら、相手は最初からあなたの提案を聞く姿勢をもちません。

業務上の関りであったとしても、どうしても「感情」というものは付きまといます。

もしも、あなたの提案が正しい場合でも
「嫌な奴が言うことだから、何か裏があるかもしれない」
「日頃、嫌な思いをさせられているから、手柄なんてあげさせるか！」
というような感情から、話を聞かなかったり、不当にあげ足を取られるでしょう。

そのため、日ごろから挨拶はきちんと行ったり、笑顔とまではいかなくとも、しかめっ面で話をするようなことは避けましょう。

かといって、相手にへりくだったりする必要はありません。

あなたは、良識的な対応を行えば良いのです。

➂提案する時期を考える

提案を行うにあたって、時期というものは考える必要があります。

あなたが仕事が忙しい時期に、いきなり窓口に相談に来られた時は「仕事の期日が迫っているのに・・・早く話終わらないかな。。」と思ってしまうと思います。

それは、相手にも言えることです。

小さいことだと思うかもしれませんが、お昼の休憩時にいくのはNGです。

人間の三大欲求である「食欲」を解消する、ご褒美ともいえる時間を邪魔されると、本能的に嫌悪感を感じられてしまいます。

しかも、そのような配慮がない人は、ほぼ決まっていて、「お昼休みに相談する人間＝相手への配慮がない非常識で不快にさせる人間」と相手の本能に刻まれていきます。

なので、きちんと相手がゆっくりと聞けるような時期に提案を行うようにしましょう。

➃提案の問題点（テーマ）を決める

まず、自分が困っていることを心の中で何度も自問自答して、収拾がつかない状況で提案に行くことは、提案にすらなりません。むしろ、相談です。

なので、あらかじめ、自分が何について問題点を感じているのか、自分で取りまとめることが必要な作業となります。

抱えている問題は１つではない場合、収拾がつかない場合は、まずは問題点すべてを紙に書きだしましょう。

次に、問題点が書かれた紙を見直して、「共通する問題点」をひとまとめにして、テーマを決めましょう。

そうすることで、今抱えている問題点の全体の概要を把握することができ、解決すべき問題点を見つけることができます。

上記のいずれかを選ぶと良いでしょう。

⑤提案の根拠を調べる

提案を行う前に、一度冷静になって考えるべきことは、その提案には根拠があるのかどうかを、きちんと調べるという事です。

例えば、地域課題のアンケートを取った場合で、一番多かった声が「移動手段の確保が出来ない」という課題だったとします。

そして行政に相談た後、バスの便が増便できたという結果が出たとします。

その結果バスの便を利用した人は何人だったかという統計をとると、「週に2人だけだった・・・」という結果が出るようなことはザラにあります。

そうなれば、的外れな提案を行った問題を追及されますし、信頼も失います。

そもそも、困っているという声だけで提案を行うというものは根拠がなく、具体的にバスの便が増えた場合に、何人が利用するのか、根拠をもって提案を行う必要があります。

➅提案を具体的に行う

きちんと問題点を明確になり根拠の調べて提案を行うという場合に、どのような提案を行なっていますか？

そしてその提案を行う場合には、きちんと資料で説明できるような資料を作成していますか？

もしもしていないようであれば、きちんと資料を作成して、説明を行うようにしましょう。

自分でそのような資料を作成する時には、提案時シュミレーションを自然と行なっているものです。

そうすることで提案の内容が洗練され、提案内容がより良くなりますので、提案が通りやすくなります。

もしも、自分の頭の中の考えだけで相手に提案を行っている方は、考えがまだまとまっていない、もしくは考えをまとめることを相手に任せたいという甘えが、心のどこかに存在しているといえます。

なので、提案を行う際には、きちんと自分の考えを整理して取りまとめた具体的な資料を作成し、提案するようにしましょう。

⑦提案時に、自分や関係者が「できる事」を伝える

提案を行う際に一方的に相手に何かしらの負担を強いるものであれば、その提案の通りにくい内容であると思います。

「相手に何かを求めるには、自分も何か差し出す」

そのような内容がない限り、相手は「仕事を丸投げしてきた」と感じてしまうでしょう。

「提案内容の〇〇の部分は、私達で取り組みを実施し、〇〇の部分は、業務の権限外の部分ですので、そちらにお願いできますか？」というような、協力関係で一緒に課題に取り組んでいただきたいという事を伝えると良いでしょう。

もしも、一方的に相手に負担を強いるような話であれば、もうそれは、提案でなく要望でしかありません。

あなた自身も地域住民から、よくそのような要望を受けると思います。

問題点を指摘してくるのに、相手は何も行動する気がなく、こちらだけに行動を迫るということをされても「住民さんも一緒に動いてくれないと何も変わらないよ」と思いませんか？

実は、それと同じようなことを行政や関係機関に一方的に押しつけるようなことをしている方もいます。

なので、問題点の声を代弁する「要望」というレベルではなく、きちんと問題点を取りまとめて解決方法を見立てて協力してもらう「提案」レベルまで昇華させる必要があります。

⑧提案が通ったうえでの効果を示す

ステップ⑦まででも提案は、ほぼ通りやすいのですが、さらにもう一押しできるのが、提案が通ったうえでの効果をきちんと示すという事です。

・費用対効果
・金銭以外でのメリット

を数値で示すと、提案を受けた側は、その上司に提案をしやすくなります。

あなたが相談する相手は、提案への決裁権を持っている場合は多くなく、普通は提案を受けた人が、さらにその上司に提案を行って、やっと提案が通るというものです。

⑨一緒に考えてくれませんか？と仲間にする

最後に、提案というものは一度行って終わりというものではありません。

提案は、継続的に話し合いを行い内容を詰めて、最終的に通るかどうかが決まるものです。

なので、一度の提案で全てが終わるということは考えず、

「今はまだ40%くらいの提案内容ですが一緒に考えていただき、より良いものを作る協力をしていただけませんか？」

というように、提案を行いながら、さらに仲間にするということをすれば、相手も通るか、通らないかの判断をするだけの立場から、一緒に提案を行うという立場に引き込むことができます。